تكنولوجيا سلسلة التوريد: Debunking Digital

من جانب لارس فيشر • 12 رجب 1439

بينما تقول معظم شركات الشحن أنها احتضنت العالم الرقمي ، هناك درجات مختلفة من الرقمنة. تعمل بعض الشركات أنظمة شاملة بالكامل تمتد إلى كل ركن من أعمالها. قد يستخدم آخرون برامج مثل Microsoft Word لإنشاء مستندات أو Excel لأموالهم. يتم رقمنة كلا الشركتين ولكن من الواضح أنه ليس بنفس القدر. سيكون التشبيه الجيد هو مقارنة هاتف نقال عفا عليه الزمن يمكنه إجراء مكالمات وإرسال رسائل قصيرة SMS باستخدام أحدث هاتف ذكي قادر تمامًا.

ولكن أكثر من ذلك ، يمتلك الهاتف الذكي القدرة على التقاط صورة ومشاركتها كرسالة أو عبر وسائل التواصل الاجتماعي ؛ لالتقاط تفاصيل الاتصال وتخزينها من بريد إلكتروني وارد. الهاتف القديم عتيق الطراز ، ولكن الهاتف الذكي مدمج رقمياً - وهذا مهم.

كناس ، أصبحنا كائنات رقمية. من المتوقع أن تتجول حياتنا اليومية في عالم رقمي ، ومتكامل رقميًا. ومع ذلك ، لم تواكب جميع شركات الشحن هذه الأوقات. يمكن تحويل الكثير منها إلى رقمنة شاملة ، ولكن في عام 2018 ، يشبه الرقمنة بدون التكامل الاستثمار في أحدث أجهزة التلفزيون الذكية ولكن بدون استخدام Wi-Fi في المنزل.

في الممارسة الحقيقية

سيكون لدى جميع الشركات حزمة محاسبية وسيقوم معظمها بتشغيل أنظمة للتعامل مع إدارة مختلف المتطلبات التجارية والتشغيلية. ولكن من الشائع أن تتواصل هذه الأنظمة مع بعضها البعض.

في شركة شحن متكاملة ، سيحصل نظام التعريفة على جميع المعلومات المعقدة المتعلقة بالعملاء والموانئ والمحطات الطرفية والشحنات الفردية ، والتي يمكن أن تكون مصفوفة معقدة للغاية من الأسعار الفردية والقيود والخصومات والحوافز. لذا عندما يطلب العميل عرض أسعار ، يبحث نظام الاقتباس تلقائيًا عن التعريفة ذات الصلة لإنشاء عرض أسعار دقيق ومفصّل وعرض العائد. إذا تحول عرض الأسعار إلى عملية بيع ، فسيقوم النظام ، مرة أخرى ، تلقائيًا بإنشاء المستندات المطلوبة ، وسندات الشحن ، والبيانات وغيرها. وبمجرد أن تبحر السفينة ، سيتم إنشاء فاتورة تلقائيًا وسيتم نشر هذه المعلومات على الحسابات.

أثناء هذه العملية ، إذا كانت هناك حاجة لإجراء تغييرات ، فسيعمل نظام متكامل بشكل تلقائي على إنشاء مصححي البيان ، والفواتير المراجعة والتحديثات الأخرى. بمعنى آخر ، ستتدفق المعلومات بسلاسة من نشاط إلى آخر دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات. إعادة الضبط تؤدي إلى الأخطاء ، تؤدي الأخطاء إلى التأخير والتأخير في تعطيل التدفق النقدي وتكلفة المال.

تمامًا مثل التطبيقات على الهاتف الذكي ، يعمل النظام المتكامل بالكامل على جميع الأعمال الشاقة دون الحاجة إلى تدخل بشري. والنتيجة هي زيادة الشفافية والرقابة - والأهم من ذلك - الحد من الازدواجية والخطأ عبر العمليات الإدارية.

وفي السياق ، حتى الناقل الصغير للمحيطات سيحقق إيرادات تزيد على 100 مليون دولار في السنة. لذا ، إذا كانت نسبة 10 في المائة من جميع فواتير الشحن المنتهية ولايتها خاطئة بسبب نقص التكامل والحاجة إلى إعادة كتابة البيانات ، فإن 10 ملايين دولار ستكون محل نزاع. غالبًا ما تضع الأقسام المحاسبية الفواتير المتنازع عليها ، مما يؤدي إلى حدوث فجوة كبيرة يصعب إدارتها في التدفق النقدي.

التغييرات الصعبة

كيف يحدث هذا؟ غالباً ما يكون ذلك من خلال عملية التطور الطبيعي. تريد العديد من شركات الشحن أن تكون مستقلة ، فإنها تبدأ في إنشاء تطبيقات برمجية خاصة بها للتعامل مع عملية محددة ، مثل عروض الأسعار أو إدارة التعريفة. مع نمو الشركة ، يجدون صعوبة في الحفاظ على أنظمةهم وتحديثها ، لذا قرروا شراء تطبيقات أخرى للتعامل مع العمليات الأخرى. في الغالب يؤدي مزيج من التطبيقات المصممة والمباشرة إلى تكامل ضئيل أو ضئيل بينهما. وهذا يعني أن كمية هائلة من البيانات يتم إعادة صياغتها.

عند الطعن ، غالباً ما تدافع أقسام تكنولوجيا المعلومات عن نفسها بالصراخ المعتاد لكونها تعاني من نقص في الموارد وتكافح من أجل الحفاظ على الأنظمة بالفعل على الإنترنت - وبعبارة أخرى ، مثلها أو مقطوعتها. هناك تفسير آخر ، ربما أكثر منطقية ، وهو أن زملائنا في مجال تكنولوجيا المعلومات يواجهون على نحو متزايد مجموعة من لوائح الإبلاغ الخارجية التي يجب الالتزام بها إذا كان الناقل سيبقى في العمل. ونتيجة لذلك ، فإن تحقيق التكامل الداخلي ، على نحو غير مفاجئ ، غالباً ما يأخذ المركز الثاني.

أصبحت الالتزامات على شركات الطيران التي تقدم تقاريرها إلى الأطراف الخارجية المضادة عبئًا ثقيلًا. يجب على المشغلين تقديم التقارير إلى الموانئ والمحطات الطرفية والجمارك والمستودعات والعملاء والمحطات الخارجية الأخرى.

إذا لم يكن ذلك تحديا بما فيه الكفاية ، فإن المعايير المعمول بها لتبادل هذه المعلومات يمكن أن تكون مرهقة. تتطلب جميع المنافذ تقريباً رسائل تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) تحتوي على نفس المعلومات تقريبًا ، ولكن في الغالب يكون لدى شركاء الاتصال تفسيرات مختلفة لهيكلة الرسائل - حتى في بعض الأحيان داخل نفس المنفذ. وهذا يعني أن الأنظمة الداخلية للناقل ستحتاج إلى دمج عشرات أو حتى مئات من تنسيقات الرسائل المختلفة من أجل الامتثال للمتطلبات الإقليمية والمحلية.

من الواضح أن محركات التكامل الخارجي أقوى بكثير من تلك التي تحقق التكامل الداخلي. ترى بعض الشركات أنها تستطيع العيش بدون تكامل داخلي ؛ لكن السؤال هو ، إلى متى؟ إذا كان الاندماج الداخلي للشركة محدودًا ، فسيؤدي ذلك في النهاية إلى إرسال بيانات غير صحيحة خارجيًا ، وهذا ليس مكانًا جيدًا.

يمكن أن تساعد أنظمة تكنولوجيا المعلومات الحديثة وتطبيقات البرامج ، عند استخدامها بذكاء ، في تحقيق فوائد ضخمة. ولكن يجب الحرص على اختيار التطبيقات المصممة للاحتياجات المحددة للشركة. برامج الشحن الحديثة هي وحدات ، بمعنى أن المشغلين يمكنهم اختيار التطبيقات التي يحتاجونها فقط لأتمتة عمليات معينة داخل أعمالهم. تتكامل كل وحدة بسلاسة مع الآخرين لتسهيل تدفق المعلومات عبر الشركة. يجب إدخال البيانات مرة واحدة فقط ، وبالتالي تقليل الازدواجية والأخطاء والارتباك. ثم يتم تبادل البيانات عبر الشركة ومع الشركاء التجاريين المعنيين. هذا يقلل بشكل كبير من العبء الإداري ويدخل الكفاءات في جميع أنحاء الأعمال.

السبب الأساسي في عدم استفادة جميع شركات النقل البحري من هذه الحلول هو الافتراض غير المقيد بأن الانتقال إلى نظام جديد سوف يستغرق وقتًا طويلاً أو يقطع الأعمال أو يشكل خطرًا.

إدارة تكنولوجيا المعلومات الحديثة

قبل عشرين عاما أو أكثر ، كانت الرقمنة من اختصاص شركة الشحن الكبيرة جدا ذات الجيوب العميقة. اليوم ، هي عملية بسيطة إلى حد ما لشراء الحلول المتخصصة أو الجاهزة التي تناسب فرادى كل شركة. هذه الحزم هي وسيلة لجعل الشركات الرقمية في الشركات المتكاملة رقميا.

إن جمال هذه التطبيقات هو أنها بنيت لتسهيل التكامل التام بين كل من العمليات الأساسية - أنظمة الاتصال من خلال كيان واحد فائق التشابك ، متصل بالكامل ومشبك بسلاسة. لذلك ، تتدفق البيانات بسلاسة من التعريفات إلى الأسعار ، إلى المبيعات إلى الحجوزات إلى الفواتير إلى المحاسبة ، وأخيرا إلى مراجعة الإدارة.

بخلاف المزايا الواضحة لتقليل المدخلات من البيانات ، والحد من الأخطاء والقدرة على توفير خدمة العملاء المتزايدة ، تتوفر هذه الحلول المعبأة بجزء يسير من سعر بناء نظام مفصل. في جوهرها ، قاموا بتسوية مجال تكنولوجيا المعلومات عبر مجموعة كاملة من شركات النقل البحري.

لا تملك العديد من شركات النقل البحري هذه الحلول حتى الآن ، وعلى حسابها ، فإنها تخسر تلك التي تفعل ذلك. ولكن بمجرد اعتماد حل برمجي خاص بصناعة النقل البحري ، ستتمكن الشركات المتكاملة داخليًا من ضمان التكامل الخارجي مع كل شريك ومنشأة خارجية. في عام 2018 ، أصبح تحقيق الرقمنة الشاملة والتكامل الفعال في متناول الكثيرين ، وليس القلة.

تقدم Softship ، وهي شركة تقدم حلولاً برمجية لقطاع الشحن البحري الدولي وقطاع خدمات الموانئ ، مجموعة برامج "LIMA" الخاصة بها والتطبيقات المرتبطة بها لتلبية احتياجات شركات النقل البحري الملاحية المنتظمة. "ألفا" ، مجموعة برمجياتها الخاصة بعوامل الخطوط الملاحية المنتظمة ؛ و SAPAS ، وهي حزمة برمجية تستند إلى السحاب لوكلاء الموانئ.

تخدم منتجات Softship أكثر من 120 شركة على مستوى العالم وهي مصممة لتبسيط المهام من أجل توفير كفاءات أعلى لقائمة كاملة من العمليات التي تشتمل على الشحن. علاوة على ذلك ، توفر Softship مجموعة من أدوات إدارة الأعمال التي تسمح للمديرين التنفيذيين للشحن بإجراء تحليل كامل لأنشطتهم التجارية والتشغيلية. ويتم تقديمه في نسق معياري يوفر للعملاء المرونة اللازمة لشراء أو استئجار الحلول التي يحتاجونها ، ويمكن تعديل البرنامج بحيث يلبي متطلبات السوق أو الشركة المحددة ويتم تسليمه كتطبيق مثبت محليًا أو من خلال حل مستضاف أو مستند إلى السحاب. www.softship.com

المؤلف

لارس فيشر هو المدير الإداري لمقر شركة Softship في منطقة آسيا والمحيط الهادئ. بدأ لارس العمل في Softship كمهندس برمجيات في عام 1994. وأصبح مستشارًا تجاريًا ومديرًا للمشروعات في عام 1996 وتولى رئاسة قسم معالجة بيانات Softship في سنغافورة منذ عام 1998. وهو مسؤول عن موظفي سنغافورة التجاريين والفنيين الذين يبلغ عددهم 25 عامًا. استراتيجية المبيعات والتسويق للمجموعة في جميع أنحاء العالم.

(كما نُشر في طبعة يناير / فبراير 2018 من المحترفين في الخدمات اللوجستية البحرية )