فريق العمل SEDNA القوي وأداة المعاملات

بيل دوبي ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة SEDNA

Previous Next

في الشحن ، يفوز الفريق الذي لديه أفضل الوثائق دائمًا. واليوم ، بالنسبة للعديد من أصحاب المصلحة ، يعني ذلك بشكل متزايد استخدام برنامج بريد إلكتروني من SEDNA لمشاريع لا تعد ولا تحصى.

بيل دوبى هو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة SEDNA ولديها أكثر من 20 عامًا من الخبرة في جلب التكنولوجيا والأشخاص معًا وفي الوقت نفسه توفير فرصة للابتكار والنمو. وأحدث منتجاته ، المصممة خصيصًا لصناعات النقل البحري ، عبارة عن منصة لإدارة الاتصالات والمعاملات السحابية ، تم تصميمها خصيصًا لقطاع الشحن للمساعدة في تقليل تكاليف التشغيل وتحسين كفاءة الفريق.

وهذا أمر مهم لأنه ، من بين أمور أخرى ، يجلب SEDNA مساءلة المنظمة للمشروعات القائمة على المعاملات. قبل وأثناء وأي مشروع ، يمكن للتحسينات التي تجلبها SEDNA إلى كفاءة أي فريق أن تكون الفرق بين النجاح والفشل. بعد ذلك ، قد يكون التخزين والتنظيم اللافت للانتباه لجميع البيانات المتعلقة بالمشروع على نفس القدر من الأهمية. هذا لأنه ، في مجال الشحن ، قد يكون الطرف في مناقشة نزاع أو عقد في الجهة اليمنى ، ولكن فقط الجانب الذي يتمتع بأفضل الوثائق سيفوز.

وبشكل مؤكد ، استشهدت آي بي إم ومايرسك مؤخراً بحقيقة أن "تكلفة الوثائق التجارية المطلوبة لمعالجة وإدارة العديد من هذه السلع تقدر بأنها تصل إلى خمس تكاليف النقل الفعلية الفعلية". وبالنظر إلى السياق - أكثر من 4 تريليون دولار يتم شحن البضائع كل عام ، ويتم نقل أكثر من 80 في المائة من البضائع التي يستخدمها المستهلكون يومياً بواسطة صناعة الشحن البحري - فالمدخرات المحتملة تكاد تفوق الفهم.

بالنسبة للحالة الأكثر بروزاً بالنسبة إلى بديل للاعتماد الحالي على البريد الإلكتروني ، يحتاج المرء فقط إلى النظر إلى معاملة متنوعة لحديقة ، مما يخلق ما يصل إلى 1000 رسالة بريد إلكتروني. في الواقع ، بالنسبة إلى القيمة العالية ، لم تعد الأصول البشرية المولدة للدخل لهذه المؤسسات - مثل التجار والوسطاء ووكلاء السفن وأصحاب السفن - تتبادل ملايين الرسائل الإلكترونية الداخلية والخارجية كل يوم ، باستخدام أنظمة برمجيات قديمة ، لم تعد صالحة للغرض. وهنا يأتي SEDNA.

• أسس

Bill Dobie هو رائد أعمال له تاريخ طويل في صناعة الشحن. في عام 2000 ، شارك في تأسيس Navarik ، وهو رائد في تقديم البرامج كخدمة للمنظمات الصناعية الكبيرة. ثم في عام 2010 ، بدأ Stage 3 Systems التي تدير خدمات البرامج الرئيسية لمالكي السفن والمستأجرين والوكلاء في جميع أنحاء العالم. وفي نهاية المطاف ، أنتج هذا النوع من الابتكار أيضًا شركة SEDNA ، والتي تعمل حاليًا كشركة مستقلة تمامًا.
يقول Dobie ، إن SEDNA قد ولدت بالفعل في احتياجات عملائه الحاليين في المرحلة الثالثة. ويشرح قائلاً: "في كل مكان ذهبنا إليه ، استمررت في نشر أنظمتنا أو نشر أنظمة برمجية أخرى ، ولكننا رأينا أيضًا معظم التجارة يحدث في البريد الإلكتروني". وكما اتضح ، فإن الشحن هو عمل يتطلب مناقشة والتعاون ، ويعد البريد الإلكتروني إحدى الطرق الرئيسية التي تتبعها هذه الصناعة في هذه العملية. ولكن ، رأى Dobie أن العملية كانت بعيدة عن الكمال. "ما رأيناه مرارًا وتكرارًا ، هو أن الجميع كانوا ينظرون إلى مبادرات جديدة ولكن لم ينظر أحد إلى البريد الإلكتروني نفسه كنقطة بداية بالترتيب كطريقة للعمل بشكل أفضل".
يمكن وصف SEDNA كمنصة برامج بريد إلكتروني للمعاملات. في الواقع ، إنه أكثر من ذلك بكثير. "نحن نساعد الناس على بناء السفن. نساعدهم على مراقبة أداء السفن. قبل وحيث يتم بناؤها ، "يقول Dobie. يقول في بناء السفن ، إن تغيير الأوامر هو ما يكلفك المال. ويضيف قائلاً: "ما رأيناه مع أحد عملائنا - Seaspan - خلال مشروع واحد ، كان هناك حوالي 30000 بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا فقط لمعرفة ومتابعة هذا النوع من الأشياء. وبينما نستمر في بناء ونشر برامج لشركات الشحن ، أدركنا أن جميع "الأشياء الجيدة" كانت موجودة فعلاً في رسالة بريد إلكتروني. "

• سيدنا في العمل

من ناحية أخرى ، أخبرت شركة أخرى - وكيل شحن بحري على الساحل الغربي - SEDNA ، "لدينا Outlook ، ولا يُسمح لنا أرشفة البريد الإلكتروني بعد 6 أشهر". أي شخص قام بتحميل خادمه المحلي بكثافة أكثر من اللازم بريد Outlook يمكن أن يتعاطف. انطلق دوبي وفريق SEDNA لإنتاج شيء أفضل. بدلاً من إنشاء وظيفة إضافية لبرنامج Outlook أو برامج أخرى ، شرع الفريق في بناء عميل استضافة أفضل.
SEDNA هي عبارة عن منصة مراسلة ، وهي مخصصة للبريد الإلكتروني المشترك ، وهي مبنية بشكل كبير لأعمال الشحن. يستخدم الشحن البريد الإلكتروني المشترك وهذا غالباً ما يتضمن قائمة توزيع. في قلبها ، يستبدل SEDNA هذا الجانب من Outlook. تشرح Dobie كذلك ، "حيث يأتي البريد الإلكتروني المشترك الخاص بك ، ثم أذهب ، أرى رسالة ، أستطيع أن أرى أن تقرأها ، أستطيع أن أرى أن شخصا آخر يقرأها ، لقد قرأتها ، أنا يمكن أن تترك مذكرة نيابة عنك ، يمكنني أن أطلب منك أن تفعل شيئا حيال ذلك ويمكنني متابعة ذلك. "

يعتمد منتج SEDNA على السحابة ، ومبنيًا على قمة Amazon ، وهو آمن ومتاح بدرجة كبيرة. بالنسبة لمخاوف الشحن الذين يتعاملون يومياً في مسائل المعاملات - بناء السفن ، عقود التأجير ، وغيرها من الإجراءات المشابهة - تصبح SEDNA خيارًا منطقيًا للبريد الإلكتروني المشترك المستند إلى الفريق. لذا ، بالنسبة للبريد الإلكتروني الخاص ، يعمل برنامج البريد الإلكتروني القياسي بشكل جيد على ما هو مطلوب منه ، وهو البريد الإلكتروني الخاص الذي يتضمن مسائل متعلقة بالموارد البشرية والاتصالات الشخصية وما إلى ذلك. ولكن بالنسبة إلى البريد الإلكتروني الخاص بالفريق الذي يجب على المجموعة العمل عليه شيء واحد ، وهو في الغالب كيف يعمل الشحن ، يمكن أن يكون SEDNA الدواء الشافي.

تسمح SEDNA لنظام آخر ، من خلال واجهة ، برمجته في الوقت الفعلي. وبهذه الطريقة ، يمكن تلقائيًا وضع علامات على الرسائل الإلكترونية المتعلقة بالمعاملات المختلفة ، مما يلغي الوقت الذي قضى فيه المستخدم التنظيم أو البحث عن البريد الإلكتروني الذي عليه التصرف به. يشير Dobie إلى موقف واقعي حقيقي لشرحه بشكل أفضل. "لدينا وكيل سفن كبير في أستراليا - لديهم حوالي 60 وكيل - كل هؤلاء العملاء كانوا يجرون رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلدات ، كل ساعتين كل يوم. أزلت SEDNA كل ذلك من خلال إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا ، وعرضها على الوكلاء ".

تتميز النسخة الجديدة من VED2 من SEDNA بوظائف محسنة. مع واجهة مستخدم أكثر سهولة وقاعدة بيانات أفضل ، فإن المنصة أكثر سهولة في السماح للناس بمعرفة الرسائل المهمة التي تتطلب تركيزهم. تتضمن الميزات الجديدة أيضًا السماح بمحادثات خاصة بين أعضاء الفريق ، مع البقاء داخل SEDNA.

إذا كان الوقت هو المال ، فإن غرامات التأخير يمكن أن تكون عملة حقيقية. في الواقع ، غالباً ما تقوم شركات التداول متوسطة الحجم بإعداد أقسام غرامات التأخير كمراكز ربحية. وبما أنهم يوثقون بدقة كل ثانية من كل رحلة ، فإن شركاء معاملاتهم يمكن أن يخطئوا في عدم وجود "أزمنة زمنية" حرجة لأنهم إما لم يكونوا على دراية بهذه البيانات أو على الأرجح ، ولم يتمكنوا من الوصول إليها في الوقت المناسب لأنه إما تم إخفاؤها أو حذفها . ولكن ليس إذا كان هذا الشريك التجاري يستخدم SEDNA.

• Seaspan: تباع على SEDNA

Seaspan هو مالك مستقل ، مشغل ومدير حاويات. باختصار ، توفر Seaspan العديد من خطوط الشحن الرئيسية في العالم مع بدائل لملكية السفن من خلال تقديم عقود إيجار طويلة الأجل على حاويات كبيرة وحديثة مع خدمات إدارة السفن الرائدة في الصناعة. عملية عالمية ، توظف Seaspan أكثر من 4000 شخص على الشاطئ وفي البحر. قبل ثلاث سنوات ، تحولوا إلى SEDNA كوسيلة لتنظيم جوانب معينة من أعمالهم التجارية. منذ ذلك الحين ، لم ينظروا إلى الوراء.

وفقًا لما ذكره إيان روبنسون ، مدير المشروعات والتكنولوجيا في شركة Seaspan Ship Management Ltd. ، لم يكن البرنامج قد تم طرحه في البداية في فلاش واحد. "كان لدينا فرق في جميع أنحاء العالم لذا كانت حالة بناء فريق ، فريق. وقمنا ببناءها من أجل الفرق الفرعية ، لذا بدأنا بخطة مركزية محددة ، وبمرور الوقت ، وجدنا المزيد من الاستخدامات والوظائف الخاصة به. لقد أصبح الآن ناضجًا جدًا في مؤسستنا ، ولكن الأمر استغرق عامين تقريبًا لإعداده مع الفريق بالطريقة التي أردناها بها. "

بالنسبة لـ Robinson و Seaspan ، يعد SEDNA مكملاً لمنصة البريد الإلكتروني الحالية الخاصة به. "سوف أهلت ذلك" ، يشرح ، مضيفا بسرعة ، "بالنسبة لي ، إنه ملحق. لدي Outlook للتعامل مع الإدارة في الشركة والمزيد من الأشياء الشخصية ، واحد إلى واحد. المهام التي تنطوي على أشياء مثل HR لا تزال تقترب من طريقة Outlook القديمة. ولكن ، إذا كنت تتحدث عن فرق أو مجموعات أو مهام قائمة على المشاريع ، فمن المؤكد أنها SEDNA ".

أيضا وفقا لروبنسون ، عندما تتعامل فرق Seaspan مع نفس السفينة أو بناء السفينة ، فإن أحد الأشياء التي تتعامل معها SEDNA بشكل جيد هو ضمان المطالبات - حيث يمكنك ، على سبيل المثال - أن تتعامل مع سلسلة من القضايا تحت الكل. عقد واحد. "مع Outlook ، ستجعل الأشخاص يرسلون إلى الأشخاص الذين يعتقدون أنهم متورطون ، أو قد لا يكونوا متورطين ، وبسرعة كبيرة ، تكون المعلومات موجودة ، ولكنها تصبح مجزأة. عندما تتعامل مع مشروع واحد ، يكون الأمر أكثر مثالية عندما يعرف الفريق بأكمله الحالة. نحن لا نتعامل مع علامات الدولار. عادة ، نحن نتعامل مع قضايا حقيقية على متن السفن الحقيقية. تتيح لك SEDNA معرفة ما هو مهم - الوقت والعمل - بدلاً من الاضطرار إلى التدقيق في جبل من البريد الإلكتروني ، واحداً تلو الآخر. "وفي الوقت نفسه ، لا يحتاج كبار الموظفين في كثير من الأحيان إلى المشاركة في اليوم الواحد يوميات دقيقة يمكنهم جمع هذه المعلومات ثم العثور على ما يحتاجون إليه ، عندما يريدون ذلك.

بالنسبة لجانب بناء السفن في روتين Robinson اليومي ، قدمت SEDNA مستوى من التنظيم والوثائق التي لا تقدر بثمن. "في بعض الأحيان ، سيكون لدينا فرق مدمجة في حوض بناء السفن لأكثر من عام واحد. قد تكون سلسلة من السفن. سفن شقيقة. وفي كثير من الأحيان ، فإن المشكلة التي قد تكون لدينا في سفينة واحدة ، ربما تؤثر على التسعة الأخرى ، "يضيف قائلاً:" يتعلق الأمر بوجود معلومات مشتركة وتدرك أنه ليس عليك إعادة اختراع العجلة لبدء السفينة التالية التي قد يكون وضع العارضة بعيدًا عن الآخر. إذا كان لديك عنوان بريد إلكتروني للمجموعة ، فإن المعلومات المتوفرة لسفينة واحدة متاحة أيضًا لجميع العشرة ".

يقول روبنسون إن قياس أداء ما أنجزه سيدنا من عمل إضافي في قسمه أمر صعب. على سبيل المثال ، يشير روبنسون إلى مزايا معاملات محددة يمكن لشركة SEDNA تحقيقها. "يتذكر SEDNA القضية التي كان لدينا مع المحرك الرئيسي على السفينة الأولى في سلسلة ، لذلك عندما تأتي السفينة الخامسة ، لدينا تلك المعرفة لمنعها أو تقصير الألم ، حتى عندما يكون هناك دوران للأفراد على مدى خمسة فترة العام (لك ولحوض السفن). يتم حفظ جميع الملاحظات وفي مكان واحد. قاعدة المعرفة موجودة يمكنك أن تنظر إلى الوراء وتجد سبب اتخاذك لهذا القرار. قد يرغب حوض بناء السفن في دفع تكلفة إضافية عليك ، حيث كانت قبل ذلك تكلفة قياسية وإجراءات. أو ربما كنت قد دفعت مقابل ذلك في بداية المشروع. هذا تأثير مباشر في حفظ البرنامج ".

الأمن مهم لساسبان ، كذلك. مثل أي شركة كبيرة ، لدى Seaspan مقاولين وموظفين بدوام كامل يشاركون في كل مشروع. مع العمليات القياسية المستندة إلى البريد الإلكتروني ، فإن احتمال تسرب المعلومات الحساسة حقيقي للغاية. SEDNA ، من ناحية أخرى ، يتم الاحتفاظ بها بشكل آمن ، مع الوصول فقط إلى الموظفين المعتمدين Seaspan. يحق للمقاولين الوصول إلى المعلومات ولكن لا يمكنهم السير بها أو إرسالها إلى مكان آخر أو حذفها.

كما أن قدرات SEDNA غير المحدودة وقدرات الأرشفة في متناول اليد. "على مستوى عالٍ ، يتعلق الأمر بالمشاريع الفردية ، ثم الحفر ، فهو يتيح لك العثور على ما تحتاج إليه في مكان واحد. وظائف البحث جيدة جدًا ووظيفة التمييز مفيدة جدًا. ويمكن للتخزين الآمن التعامل مع حجم كبير. ليس عليك أن تطهر ، "يقول روبنسون.

في النهاية ، يصف روبنسون مستوى راحة مع المنتج ويمكن أن يؤدي وعي SEDNA. "اعتدت بهدوء على ذلك بدلا من حماسة علنية. فإنه يأخذ بعيدا عنصر من المتاعب. في حياة سابقة ، قمت بتشغيل مشاريع أخرى باستخدام برامج البريد الإلكتروني الأخرى وفي تلك الحالات ، كان عليك إدخال مستوى من الانضباط لحفظ المعلومات. عندما يسوء مشروع ما أو إذا كان هناك نزاع ، إذا لم تتمكن من العثور على هذا البريد الإلكتروني أو الوثائق ، فأنت في ورطة. لذا ، تقدم SEDNA شبكة أمان لا داعي للقلق بشأنها بعد الآن. "وهذا يترجم إلى القول المأثور القديم" من كان لديه وثائق أفضل يفوز دائمًا - لا يعني أنك كنت على حق - فهذا يعني أن لديك البط الخاص بك في الصف ".

على مستوى القاعدة ، يشير روبنسون إلى أهم جانب في SEDNA: "أولاً وقبل كل شيء. مشروع المنحى. يجب أن يكون هناك أولاً مجموعة من الأشخاص الذين يريدون مشاركة هذه المراسلات. لديّ مدراء متجولون يقومون بالتدريب على الهندسة وتقصي الأخطاء على متن السفن. إنهم فريق متماسك ضيق ، لكنهم مضطرون للسفر ومن خلال منصة SEDNA ، يمكنهم أن يروا من سيأتي من السفينة ، التي تنضم ، إلخ. لذا هناك جدولة للفوائد أيضًا. "من ناحية المعاملات في أي صفقة ، يقول: "قد يكون لديك ثلاث مجموعات مختلفة من مطالبات الضمان. ويمكن أن تمتد مطالبات الضمان إلى ما بعد عام واحد ".

• إدارة معاملات اليوم مع أدوات الغد

توضح البيانات بوضوح أن استخدام أدوات SAAS الجديدة - مثل SEDNA - يمكن أن يقلل الوقت التراكمي للأفراد المشاركين في صفقة واحدة داخل المؤسسة لمدة 60 دقيقة. بالنسبة لشركة لديها فريق تجاري أو وساطة قوامه 100 شخص ، فإن الوقت الذي يتم توفيره يمكن أن يعادل توفيرًا ماليًا سنويًا قدره 1.35 مليون دولار.

ما هو أكثر من ذلك ، هذه ليست حسابات نظرية. إن كبار الشاحنين والمالكين والوسطاء مثل جلينكور وسيسبان - وليس من قبيل الصدفة عملاء SEDNA - يستخدمون هذه التقنية بالفعل لجلب مستويات جديدة من الكفاءة في عملياتهم. بالنسبة إلى صناعة تتاجر بأكثر من 4 تريليونات دولار من البضائع كل عام ، فإن هذا ليس سوى قمة جبل الجليد.

تستخدم SEDNA كلمة "الصفقة" لوصف رحلة أو عقد أو مشروع. واليوم ، في مكان ما في الخارج في حوض بناء سفن بعيد المنال ، تأمل الشركة أن لا تتمكن من العثور على البريد الإلكتروني هذا منذ 10 أسابيع ، حيث قالوا إنهم سيفعلون ذلك ، لكن ليس ذلك ، حيث أنه يتعلق بمشروع بناء معين. إذا قمت بذلك ، فستكلفهم الكثير. لحسن الحظ ، لديك SEDNA. والفريق الذي يتمتع بأفضل الوثائق دائمًا يفوز. كنت على علم بذلك ، أليس كذلك؟